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Archiv 2017 05.01.2018 08:19

Besser Melken dank SOPs

Im Rahmen eines wirtschaftlich schwierigen Umfelds ist die Arbeitsplanung auf jedem Landwirtschaftsbetrieb von entscheidender Bedeutung. Wie werden die verfügbaren Arbeitskräfte optimal eingesetzt? Wo gibt es Optimierungspotenzial? Wie können Schwachstellen aufgedeckt und eliminiert werden?
  • Es lohnt sich, die Arbeitsabläufe beim Melken zu überprüfen und zu optimieren. Bild: iStockphoto

Die menschliche Arbeit ist auf den meisten Landwirtschaftsbetrieben der teuerste Produktionsfaktor. Eine optimierte Planung der verfügbaren Arbeitskräfte ist daher von besonderer Bedeutung für den wirtschaftlichen Betriebserfolg. Ein erster Schritt dabei ist die schriftliche Planung. Wird dies mit einer Schwachstellenanalyse kombiniert, können die drei folgenden Fragestellungen berücksichtigt werden:
1. Wieviel Zeit benötige ich für die einzelnen Tätigkeiten im Tagesverlauf?
2. Wie setze ich die verfügbare Zeit optimal ein?
3. Wie und wo kann ich Zeit ohne Qualitätsverluste einsparen?

Eine einfache Methode um Schwachstellen aufzudecken und die drei Fragestellungen zu beantworten sind SOPs (Standard Operation Procedures). Hiermit sind Standardarbeitsanweisungen gemeint. Dabei wird das genaue Vorgehen innerhalb eines Arbeitsprozesses beschrieben und direkt am Arbeitsort platziert. Die Beschreibung kann in Textform, als Graphik oder auch in Form von Bildern oder Videos erfolgen. Beim Einsatz von vielen fremdsprachigen Mitarbeitern (z. B. im Gemüsebau) hat sich besonders die bildhafte Darstellung bewährt.

Was bringt der Einsatz von SOPs?
Jede SOP verfolgt drei Ziele: Erstens werden dadurch jede Arbeitsroutine und jeder Arbeitsablauf auf dem Landwirtschaftsbetrieb genau dokumentiert. Je erfolgskritischer ein Arbeitsablauf ist, desto detaillierter sollte die Beschreibung sein. Als zweites Ziel dient die SOP dazu, alle Beteiligten zu instruieren und auch anzuleiten. Als drittes Ziel einer SOP ist die Schwachstellenanalyse zu nennen: Durch den genauen Beschrieb des jeweiligen Arbeitsablaufes können allfällige Schwächen aufgedeckt, hinsichtlich der Arbeitserledigung hinterfragt und somit gleichzeitig optimiert werden.

Mit 6 Schritten zum Erfolg
Schritt 1: Bei der Erarbeitung einer SOP sollten zunächst die Ziele festgelegt werden, die damit zu erreichen sind. Dies kann zum Beispiel eine höhere Milchleistung, ein reduzierter Arbeitszeitbedarf oder auch niedrigere somatische Zellzahlen sein. Wichtig ist, dass die Ziele messbar und auch erreichbar sind. Ein messbares Ziel kann dementsprechend folgendermassen definiert sein: «Der Arbeitszeitbedarf für die Melkarbeiten wird bei allen Mitarbeitenden durch die Einführung einer SOP innerhalb von sechs Monaten um 15 Minuten reduziert».

Schritt 2: Der zweite Schritt besteht in der Dokumentation der gesamten Arbeitsroutine. Am Beispiel «Melken » wird dies in der Tabelle dargestellt. Um die Beschreibung zu vereinfachen, empfiehlt es sich, die Arbeit in Teilschritte aufzuteilen (z. B. Melkstand vorbereiten, Melken, Melkstandnachbereitung/-reinigung). Die Teilschritte werden zunächst bei allen Mitarbeitenden genau beschrieben. Dies kann am besten beim direkten Beobachten der Arbeitserledigung erfolgen. Hierbei können auch Zeitmessungen durchgeführt werden.

Schritt 3: Jetzt wird der Entwurf der SOP an alle Mitarbeiter abgegeben und mit ihnen besprochen. Dadurch erfolgt dann auch schon eine erste Standardisierung und Optimierung. Häufig wird hierbei festgestellt, dass in einem Landwirtschaftsbetrieb doch nicht alle gleich melken.

Schritt 4: Im nächsten Schritt wird die SOP zur Bewertung an einen Berater oder auch Kollegen (z. B. im Arbeitskreis) gegeben. Dadurch wird nochmals ein Optimierungsprozess in Gang gesetzt und vor allem eine Aussensicht eingeholt.

Schritt 5: Als nächstes wird die SOP mit Erstellungsdatum direkt am Arbeitsplatz (z. B. im Melkstand) gut sichtbar aufgehängt und ausprobiert. Auch hier können wieder Anpassungen und Verbesserungsideen eingebracht werden. Die SOP beginnt nun zu wirken, indem die beteiligten Personen die vorgegebenen Arbeitsschritte genau ausführen. Neue Mitarbeiter können rasch in die Arbeit eingewiesen werden und sich ebenfalls optimierend einbringen.

Schritt 6: Die «fertige» SOP wird nun in einem eigenen Ordner (Papier und/oder digital) abgelegt und steht dort für alle zur Verfügung. Es empfiehlt sich, jede SOP mindestens jährlich zu überprüfen und zu aktualisieren.

Wird für alle relevanten Arbeitsroutinen eine SOP erstellt, entsteht daraus ein sogenanntes Notfallhandbuch. Dies bedeutet, dass im Notfall zum Beispiel ein Betriebshelfer mit Hilfe der SOPs alle Arbeiten alleine erledigen kann.

Schlussfolgerungen
Durch den Einsatz von Standardarbeitsanweisungen kann die Arbeit auf dem Landwirtschaftsbetrieb strukturierter und rationeller erfolgen. SOPs helfen dabei, Schwachstellen aufzudecken und die Arbeitsproduktivität zu verbessern. Sie können somit dazu beitragen, den Betriebserfolg zu verbessern. Die optimale Gestaltung der Arbeit bleibt damit aber immer noch in der Hand des Betriebsleiters und gilt auch im Zeitalter der Digitalisierung als Herausforderung für die Zukunft.

Quelle: Matthias Schick, Strickhof, UFA-Revue 1/18
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