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Wie die Lohnabrechnung korrekt erstellen?

Aus rechtlicher Sicht kann die Lohnart und die Berechnung der Lohnhöhe frei vereinbart werden. Jedoch müssen die orts- und branchenüblichen Löhne (Richtlöhne, NAV, GAV, kantonaler Mindestlohn) beachtet werden. Was ist bei der Lohnabrechnung einzuhalten und was soll auf keinen Fall vergessen gehen?

Lohnabrechnung

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Gesetzliche Grundlagen, Obligationenrecht (OR) und Normalarbeitsvertrag

Das Obligationenrecht (OR Art. 319 – 362) enthält alle grundsätzlichen Bestimmungen zum Arbeitsrecht. Darauf aufbauend regeln die jeweiligen kantonalen Normalarbeitsverträge (NAV) weitere Details (z. B. Arbeitszeit, Überstundenregelung, Versicherungen usw.). In den meisten Kantonen können die Bestimmungen des NAV schriftlich (Arbeitsvertrag) abgeändert werden, die Bestimmungen der Art. 361 und 362 OR müssen aber eingehalten werden. Im Kanton Wallis ist zusätzlich der GAV zu beachten.

Lohnabrechnung – Lohnzahlung – Fälligkeit

Dem Arbeitnehmer ist gemäss Art. 323 b Abs. 1 OR eine schriftliche Lohnabrechnung zu übergeben. Die Lohnabrechnung ist so zu gestalten, dass Brutto- und Nettolohn sowie Zuschläge (z. B. Überstunden) und Lohnabzüge (z. B. Versicherungen, Naturallohn, Vorschuss etc.) klar und ausreichend detailliert daraus hervorgehen und der Arbeitnehmer diese überprüfen kann. Dabei sind bei der Auszahlung von Ferienzuschlägen diese sowohl in Prozent wie in Franken anzugeben. Vermerke wie beispielsweise «inklusive Ferien» reichen nicht aus, denn dabei besteht das Risiko, dass der Ferienzuschlag noch einmal gefordert wird.

Gemäss Gesetz ist die Barauszahlung des Lohnes vorgesehen, aber sobald ein Arbeitnehmer seine Bank- oder Postcheckdaten dem Arbeitgeber mitteilt, gibt er auch das Einverständnis für eine elektronische Überweisung. In der heutigen Zeit wird die bargeldlose Lohnzahlung aufs Konto der Arbeitnehmer empfohlen.

Der Arbeitgeber muss den Lohn am Ende des Monats ausbezahlen, sofern nichts anderes abgemacht ist (Art. 323 OR). Der Lohn muss spätestens nach einem Monat (kürzere Fristen sind möglich) ausbezahlt werden.

Ein Arbeitnehmer hat übrigens in einer Notlage Anspruch auf einen Vorschuss im Ausmass der bereits geleisteten Arbeit, sofern der Arbeitgeber in der Lage ist, diesen auch wirklich zu gewähren.

Arbeitszeit – Freizeit – Ferien

Die Themen Arbeitszeit, Freizeit und Ferien sind im NAV geregelt. Der NAV sieht vor, innerhalb welcher Zeit die Überstunden kompensiert, ausbezahlt oder wie die Freitage bezogen werden müssen. In den meisten NAV ist vorgeschrieben, dass der Arbeitgeber eine Kontrolle der Überstunden, Freitage und Ferientage führen muss.

Ferien dürfen gemäss OR nicht ausbezahlt werden, sondern müssen bezogen werden (Erholungszweck für den Arbeitnehmenden). Es gibt hier allerdings Ausnahmen: Wenn der Arbeitseinsatz sehr kurz oder unregelmässig ist, können die Ferien ausbezahlt werden. Weiter müssen spätestens bei Vertragsende die nicht bezogenen Ferien ausbezahlt werden.

  • 8,33 Prozent Lohnzuschlag bei einem Anspruch auf vier Wochen Ferien pro Jahr 
  • 10,64 Prozent Lohnzuschlag bei einem Anspruch auf fünf Wochen Ferien pro Jahr

Wenn die Ferienentschädigung ausbezahlt wird, muss diese im Arbeitsvertrag und auf jeder Lohnabrechnung detailliert ausgewiesen werden.

Arbeitsverträge und Lohn: Nicht vergessen

  • Kantonaler Normalarbeitsvertrag für die Landwirtschaft beachten 
  • Lohnrichtlinie des SBV / SBLV/ABLA beachten 
  • Rechtzeitig die Lohnsummen den Versicherungen / dem Quellensteueramt melden 
  • Lohnausweis ausfüllen und dem Arbeitnehmenden abgeben bzw. je nach Kanton direkt ans Steueramt einreichen 
  • Geldwertforderungen aus dem Arbeitsvertrag verjähren nach fünf Jahren, weshalb eine korrekte Lohnabrechnungen (inkl. Kontrolle der Arbeitszeit, Frei- und Ferientage) dringend empfohlen wird

Versicherungsabzüge

Die Versicherungsabzüge werden immer vom Bruttolohn, das heisst vom AHV-pflichtigen Lohn berechnet (Lohn inkl. Überstunden-, Freitage-, Ferienentschädigung usw.).

Ausnahmen:

  • AHV IV EO = Freibetrag von 1400 Franken pro Monat oder 16 800Franken pro Jahr 
  • ALV und BVG = im Pensionsalter nicht mehr pflichtig

Ausnahmen:

  • Keine Beiträge an die ALV, FZL, BVG, UVG 
  • AHV, IV, EO bis zum 31. Dezember des Jahres der Vollendung des20. Altersjahres und im ordentlichen AHV-Alter werden die Beiträgenur auf den Barlohn (ohne Naturallohn) berechnet.

Familienzulagen

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitnehmer darauf hinzuweisen, dass er Kinder-, Ausbildungs- oder Haushaltszulagen beantragen kann. Der Arbeitgeber muss diese jedoch erst dann an den Arbeitnehmenden auszahlen, wenn die Ausgleichskasse das Gesuch bewilligt hat. Die Familienzulagen müssen bei den Lohnabzügen für die Versicherungen nicht beachtet werden, jedoch bei der Quellensteuer.

Quellensteuer

Alle ausländischen Arbeitnehmende (ohne Ausländerausweis C) sind der Quellensteuerpflicht in der Schweiz unterstellt. Das heisst, der Arbeitgeber zieht monatlich den Betrag vom Lohn ab.

Die Quellensteuertarife sind kantonal verschieden und der Tarif ist je nach Familienstand, Anzahl Kinder etc. unterschiedlich hoch. Der Arbeitgeber muss die Arbeitnehmenden innerhalb acht Tagen (nach Stellenantritt) beim Kantonalen Steueramt, Abteilung Quellensteuer, anmelden.

Naturallohn

Der aktuelle AHV-Ansatz für Kost und Logis ist 990 Franken pro Monat oder die folgenden Tagesansätze: Morgenessen Fr. 3.50, Mittagessen Fr. 10.00, Abendessen Fr. 8.00, Zimmer Fr. 11.50.

Wird der Naturallohn nicht erbracht, muss er dem Arbeitnehmenden ausbezahlt werden, das heisst er darf nicht vom Lohn abgezogen werden. Für die nicht bezogene Verpflegung an Ferien- und Freitagen sind die Arbeitnehmenden zu entschädigen. 

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