La plupart du temps, une communauté d’exploitation est gérée sous la forme d’une société simple. Cette forme juridique est avantageuse dans le sens où un contrat de communauté procure une grande liberté tout en étant modifiable rapidement. Une société simple ne constituant pas, contrairement à une société anonyme, une personne morale, les sociétaires restent chacun indépendants.
La collaboration et la comptabilité commune déploient leurs effets avant même la création de la communauté d’exploitation. Auparavant, toutes les machines, les stocks et l’inventaire faisaient partie du bilan de chaque sociétaire et étaient amortis dans sa comptabilité. Les amortissements réalisés sur les machines étant généralement supérieurs à leur perte de valeur effective, des réserves latentes avaient été constituées. Afin d’éviter de fortes disparités de capital propre entre les sociétaires, il est préférable de comptabiliser l’inventaire à sa valeur vénale lors de la création de la communauté. L’écart entre la valeur vénale et la valeur comptable constitue toutefois un revenu. Si l’inventaire est comptabilisé, pour des raisons fiscales, à la valeur comptable dans le bilan de la communauté, le montant des réserves latentes devrait impérativement être enregistré par écrit, afin d’être pris en compte ultérieurement en cas de dissolution de la communauté. Il est par ailleurs conseillé de mentionner précisément les actifs apportés par chaque sociétaire dans la communauté et leur valeur, cette dernière pouvant différer de celle qui figure dans les comptabilités de chaque associé avant la fondation de la communauté.
Indemnités AVS et prévoyance, un cas spécifique
Les contributions AVS personnelles peuvent être entièrement imputées en tant que charges d’activité de la communauté d’exploitation et les versements au pilier 2b à hauteur de la moitié. Il est toutefois déconseillé de le faire, les contributions AVS variant fortement en fonction du revenu généré par les immeubles et du barème dégressif de l’AVS. La situation est encore plus flagrante en ce qui concerne les versements au pilier 2b : admettons par exemple que le sociétaire X verse 10 000 francs au pilier 2b alors que le sociétaire Y ne verse rien du tout. Dans un tel cas de figure, le revenu total de la communauté d’exploitation diminuerait de 5000 francs au détriment du sociétaire Y, qui ne percevrait pourtant aucune rente du 2 e pilier ultérieurement. Il faut tenir compte de cet élément lors de la répartition du revenu entre les associés ou comptabiliser les versements en faveur de la prévoyance dans les dépenses privées. Ces versements doivent ensuite être déduits fiscalement.
Les immeubles restent propriété des sociétaires
Des réserves latentes importantes ont souvent aussi été constituées sur les immeubles. La communauté d’exploitation ne pouvant, dans bien des cas, pas en devenir propriétaire, les immeubles commerciaux des sociétaires sont généralement comptabilisés dans un compte d’immeuble distinct. Ce dernier englobe tous les coûts de travaux d’entretien, d’assurance bâtiment, d’intérêts hypothécaires, ainsi que les investissements dans les bâtiments. L’utilisation des bâtiments et du sol est ensuite facturée à la communauté d’exploitation.
Délimitation entre l’exploitation et la sphère privée
Dans une communauté d’exploitation, dans la comptabilité, il faut pouvoir déterminer précisément pour chaque dépense si cette dernière concerne la communauté ou s’il s’agit au contraire d’une dépense privée, et, le cas échéant, à quel sociétaire elle doit être imputée. Ainsi, lorsque des achats privés sont effectués à la LANDI, par exemple, chaque associé doit pouvoir vérifier sur le compte de quel associé ces achats ont été comptabilisés. En effet, même lorsque toutes les dépenses privées des membres de la CE sont imputées sur le compte de l’association, rien n’indique comment les répartir. Autre exemple : si le repas de midi est toujours préparé par le même associé, il y a lieu d’en tenir compte lors du bouclement.
Transparence pour la répartition des coûts
En fin d’année comptable, le revenu généré par la communauté doit être réparti entre les membres, ce qui peut se faire de plusieurs façons. Une solution consiste à procéder à la répartition du revenu en fixant dès le départ un intérêt sur le capital propre, le solde du revenu étant réparti en fonction des jours de travail. Il est également envisageable d’attribuer à chaque sociétaire une part fixe du revenu réalisé par la communauté et de répartir le solde au prorata du capital propre détenu par chacun. Le mode de répartition du revenu a des conséquences directes sur les parts de capital des associés. Il est donc indispensable que la répartition soit compréhensible pour tous les membres et que tous soient d’accord avec la clé de répartition choisie. Si ce n’est pas le cas, des conflits surviendront, au plus tard lors de la dissolution de la communauté. En déduisant les dépenses privées de la part de revenu de chaque associé, on obtient alors la modification des fonds propres.
Plus tout est réglé précisément, moins la communauté sera conflictuelle.
Là aussi, il y a lieu de continuer à éviter de trop grandes disparités entre les sociétaires au niveau des parts de fonds propres. Si c’est malgré tout le cas, les associés devraient en discuter entre eux. De telles disparités peuvent en effet constituer un point d’achoppement en cas de dissolution si l’un des membres de la communauté est déçu de la part de fonds propres qui lui revient et du montant que cela représente. Le revenu total résulte de l’addition du revenu tiré de la communauté d’exploitation et du résultat du compte immeubles.
Se renseigner assez tôt à propos de la TVA
Contrairement à l’impôt sur le revenu, il se peut que la communauté d’exploitation soit assujettie à la TVA. Dans le cas où deux sociétaires accomplissent par exemple des travaux pour tiers sans pour autant atteindre le seuil de chiffre d’affaires de 100 000 francs, il se peut que ce montant soit franchi une fois la communauté créée, leurs deux chiffres d’affaires s’additionnant. Pour pouvoir prendre toutes les dispositions nécessaires, il est vivement recommandé d’étudier la question de l’assujettissement à la TVA avant la création de la communauté.
Prévenir les conflits
D’une manière générale, la règle suivante s’applique à tous les domaines : plus les scénarios envisageables ont été discutés en détail et définis à l’avance entre les parties, moins la communauté sera conflictuelle par la suite.
