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Gestion

Bien ordré pour débuter l’année

La charge administrative est un facteur de stress important pour les agricultrices et les agriculteurs. A titre individuel, ils ne peuvent toutefois pas réduire le volume des tâches administratives à accomplir. En aménageant mieux son poste de travail et son organisation du travail, l’agriculteur contribue toutefois à éviter que la charge psychique dépasse un seuil critique.

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Bien sûr que je comprends que les nouveaux documents sont en haut, les plus anciens en bas. Mais je sais comment faire pour ranger en un clin d’œil et débuter l’année en étant bien ordré.

Publié le

Actualisé le

Chef de groupe de recherche, Agroscope

Bien aménager son poste de travail

Un bureau bien rangé et un système de classement simple mais efficace contribuent à réduire le niveau de stress. L’agriculteur accomplira d’autant plus volontiers les tâches administratives liées à son exploitation que son bureau est bien aménagé et propre. Chaque début d’année est l’occasion d’aborder les tâches administratives avec un œil neuf et d’analyser la situation. Dans un premier temps, les questions suivantes pourraient constituer un bon fil conducteur: 

  • Est-ce que je dispose de suffisamment de place sur mon bureau ? 
  • Est-ce qu’il y a assez d’étagères et d’endroits pour déposer les documents nécessaires ? 
  • Est-ce que la chaise de bureau est assez confortable ? 
  • Le bureau est-il propre et bien rangé ?

Locaux

L’aspect d’un bureau a beaucoup d’importance pour son utilisateur. Même si l’on n’en est pas toujours conscient, le désordre, des chaises de bureau inconfortables ou des bureaux inadaptés à la taille des personnes concernées ont un impact négatif. L’utilisateur peut alors avoir tendance à repousser sans cesse les tâches administratives à effectuer. Une fois ces défauts corrigés, on se sent libéré et plus motivé à travailler au bureau. On sait en effet qu’un chef d’exploitation consacre près de 20% de son temps de travail aux tâches administratives et de gestion d’exploitation. Le succès de l’exploitation dépend aussi partiellement de la qualité du travail administratif.

Rangement

En ce qui concerne le rangement, le principe suivant s’applique: plus on simplifie le rangement et la classification des documents et plus les chances d’avoir de l’ordre augmentent. La création d’étagères et d’espaces de rangement représente souvent une première étape. Des moyens simples aident également à regrouper des documents et à trouver rapidement ce que l’on recherche.

Les pochettes transparentes de différentes couleurs en sont un bon exemple. Elles permettent de ranger provisoirement des imprimés, des feuilles et des reçus lorsque le temps presse. Les documents regroupés sous cette forme pourront être classés dans un deuxième temps.

Dans cette optique, il vaut la peine de mettre le début d’année à profit pour procéder à un état des lieux en ce qui concerne le travail administratif. On sera alors plus ordré au moment de commencer l’année. 

Auteure  Dr Christina Umstätter, responsable du groupe de recherche Travail, construction, analyse de systèmes, Agroscope, Tänikon, 8356 Ettenhausen www.agroscope.ch

Cartoon  Michael Knipfer, graphiste, Agridea, Lindau, www.agridea.ch

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